فرآیند ثبت شرکت

مرحله اولیه ثبت شرکت

برای ثبت یک شرکت عادی، جدا از بحث شخصیت های حقوقی پیچیده تر همانندNGOها و هولدینگ ها و غیره، تنها کافیست شخص متقاضی که میتواند یکی از شرکا یا مدیران یا وکیل شرکت باشد؛ مراحل اولیه ثبت یک شرکت را به صورت سامانه ای پیش ببرد.

ثبت شرکت نیازمند تعیین محل شرکت، شخص متقاضی و سمت آن، نوع شرکت، اطلاعات تماس شرکت، موضوع فعالیت شرکت و وضعیت مجوز برای آن، نام های درخواستی برای شرکت، وضعیت سرمایه، تاریخ و ساعات تشکیل جلسات موسس و هیئت مدیره، وضعیت اعضا که شامل اطلاعات شناسنامه ای، روش های ارتباطی، وضعیت اقرارنامه ها، وضعیت نمایندگی، میزان سهم و سمت در هیئت مدیره و وضعیت حق امضای آن ها، اساسنامه، تقاضانامه و صورت جلسات تنظیمی است.

 پس از بررسی اطلاعات اولیه وارد شده در سامانه توسط کارشناس اداره ی ثبت و تعیین نام شرکت، شماره ثبت و شناسه ی ملی شرکت که مشخصه اصلی شناسایی و تفکیک شرکت ها از هم هستند، صادر میشود. پس از آن اسناد شرکت که به شرح ذیل است را به اداره ی ثبت شرکت ها پست مینمایند.

اسناد مهم در فرآیند ثبت شرکت

• اساسنامه که در واقع قانون شرکت است و در صورتی که از چهارچوب قانون تجارت خارج نشود، به همان اندازه لازم الاجراست وبرای تمامی انواع شرکت ها تنظیم میشود.
• شرکتنامه که در واقع سند اثباتی و مجوز فعالیت شرکت است و تنها برای شرکت های با مسئولیت محدود تضامنی و نسبی تنظیم میشود.
• تقاضانامه یا اظهارنامه که در واقع تقاضای ثبت شرکت با مشخصات وارد شده در سامانه است.
• صورت‌جلسات مجمع موسس و هیئت مدیره
• کپی برابر اصل مدارک احراز هویتی
• گواهی های سوپیشینه دریافت شده از مراکز پلیس به علاوه ی ده که البته ضرورت ارسال آن جز در موارد استثنائی در حال حاضر از بین رفته است.
• درصورت نیاز مجوز فعالیت
• وکالت نامه در صورتی که شخص متقاضی و امضا کننده ذیل دفاتر ثبتی شخصی غیر از مدیران و شرکاست.

 روند ثبت شرکت پس از صدور اگهی

پس از صدور اگهی، یکی از شرکا یا مدیران یا وکیلی را که به عنوان نماینده انتخاب کرده اند، ذیل دفاتر ثبتی را امضا کرده و اوراق ثبتی شرکت تاسیس شده که توسط اداره ثبت شرکت ها مهر شده و آگهی تاسیسی که توسط قوه قضائیه به صورت برجسته مهر شده را دریافت می نماید.

پس از آن برای پرداخت حق الثبت و اخذ روزنامه های رسمی و کثیرالانتشار اقدام نماید. اقدامات بعدی نیز اخذ پلمپ دفاتر و کد اقتصادی به صورت اجباری و مواردی دیگر از قبیل گواهی ارزش افزوده، برند، کارت بازرگانی و.. به صورت اختیاری هستند.

برخلاف دیدگاه های عمومی مواردی همچون فعال بودن یا نبودن،چاپ آگهی ثبتی در روزنامه های رسمی و کثیر الانتشار،اخذ یا عدم اخذ شماره اقتصادی،صدور فاکتور،سکونت در محل اداری و اخذ دفاتر تجارتی برای به رسمیت شناختن شرکت ثبت شده ملاک نیست.

صرف ثبت شرکت در اداره ثبت شرکت ها و موسسات، منجر به صدور برگه ی آگهی ثبتی با مهر برجسته قوه قضائیه می‌شود و در آن برگه  شماره ثبت شرکت، شناسه ملی، تاریخ ثبت، محل اصلی شرکت و سایر اطلاعات درج خواهد شد و همچنین سایر اوراق ثبتی شرکت که به عنوان اسناد مادر، اساسنامه، شرکت نامه و اظهارنامه از آن ها نام می‌بریم، توسط خود اداره ثبت شرکت ها و موسسات مهر خواهد شد.

یک نسخه مهر شده به متقاضی تحویل داده میشود. همین اسناد نشانه ی رسمیت پیدا کردن شخصیت حقوقیست و تمام مراحل دیگر تعهدات و تکالیف همین شخصیت به وجود آمده، است.

مرحله آگهی کردن تاسیس شرکت در روزنامه های رسمی و کثیرالانتشار، مرحله ی جداگانه ایست که طبق قانون لازم است اما ملاک اصلی ثبت شرکت نمیباشد. همچنین اخذ محل اداری و استخدام عده ای کارمند نیز معیار اصلی به وجود آمدن شرکت نیست. شرکت میتواند تمام مدت روی برگه ها و اسناد به عنوان شخصیت حقوقی ثبت شده به رسمیت شناخته شود.

اگرچه عدم اخذ محل اداری موجب عدم توانایی در اخذ کد اقتصادی میشود و این موجب عدم توانایی برای رد کردن اظهارنامه های مالیاتی و در نهایت منجر به جریمه سنگینی برای شرکت خواهد شد اما بازهم ملاکی برای ثبت شرکت نیست.

همچنین بسیار شرکت هایی تاسیس می‌شوند که از بدو تاسیس تا انحلال کوچک ترین فعالیتی نخواهند داشت،که در این باره هم جلوتر آموزش خواهیم داد،ولی صرفا به آن اکتفا میکنیم که فعالیت و صدور فاکتور نیز ملاک به رسمیت شناخته شدن شرکت نیست.

عدم معرفی شرکت به اداره دارایی و عدم تسلیم اظهارنامه های مالیاتی همانطور که بالاتر گفتیم جرم و خلاف قانون است اما این مسئولیت به سبب شخصیت ایجاد شده ی شرکت میباشد و دریافت نکردن کد اقتصادی تنها شرکت را در اداره دارایی ناشناس مینماید اما همچنان شماره ثبت و شناسه ملی شرکتند که هویت شرکت را احراز میکنند.